Bewerberdaten haben für Dedicated People Germany GmbH (mit seinen Marken SALES PERFECT und Perfect Jobs) einen besonders hohen Stellenwert. Deshalb möchten wir ergänzend zu unserer Allgemeinen Datenschutzerklärung gesondert auf dieses Thema eingehen, um die Zwecke sowie die Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten noch transparenter darzustellen.
Wenn Sie sich über Perfect Jobs auf eine Stelle bewerben, treffen wir mit Ihnen ergänzende Regelungen zum Datenschutz. Daher gilt zwischen Ihnen und uns Folgendes:
Datenschutzinformationen für Bewerberinnen, Bewerber, Kandidatinnen und Kandidaten
- gültig ab 24.02.2026
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Dedicated People Germany GmbH
Stephan Kleffner – Geschäftsführer
Kaiserswerther Straße 4, 40668 Meerbusch
stephan.kleffner@dedicated-people.de
Eingetragen beim Amtsgericht Neuss
Registernummer: HRB 20608
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gem. § 27a UStG: DE326531276
Steuernummer: 122/5768/5836
Die Dedicated People Germany GmbH tritt im Markt unter den Marken SALES PERFECT und Perfect Jobs auf. Soweit in diesen Datenschutzinformationen die Bezeichnungen SALES PERFECT oder Perfect Jobs verwendet werden, ist damit jeweils die Dedicated People Germany GmbH als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle gemeint.
2. Für wen gelten diese Datenschutzinformationen?
Diese Datenschutzinformationen gelten für Personen, deren Daten wir im Rahmen von Recruiting-, Bewerbungs- und Personalvermittlungsprozessen verarbeiten, insbesondere für:
- Bewerberinnen und Bewerber
- Kandidatinnen und Kandidaten
- Personen aus Direktansprache / Active Sourcing
- Personen, die in unseren Kandidaten-/Talentpool aufgenommen werden
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen, die wir im Recruiting-Prozess dokumentieren oder die wir aus zulässigen Quellen erhalten.
3.1 Daten, die Sie uns direkt übermitteln
- Stammdaten (z. B. Name, Vorname)
- Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummer, Anschrift)
- Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse, Anschreiben)
- Angaben zu Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnissen, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen
- Angaben zu Wechselmotivation und beruflichen Präferenzen
- Freiwillige Angaben (z. B. Foto)
3.2 Daten aus dem Bewerbungs- und Vermittlungsprozess
- Gesprächsnotizen
- Interviewbewertungen und strukturierte Einschätzungen zu Qualifikationen und Passung
- Kommunikationsverläufe (z. B. Terminabsprachen)
- Dokumentationen zu Vermittlungsprozessen und Mandatszuordnung
3.3 Daten aus Gesprächsaufzeichnungen (nur mit vorheriger Einwilligung, soweit erforderlich)
- Audioaufzeichnungen (ggf. auch Video-/Meeting-Metadaten)
- Transkripte
- KI-gestützte Gesprächszusammenfassungen
3.4 Daten aus anderen Quellen (z. B. Active Sourcing)
Soweit wir Sie nicht direkt über ein Bewerbungsformular erhalten, können wir Daten auch aus öffentlich zugänglichen beruflichen Quellen oder von Dritten erhalten, z. B.:
- Berufliche Netzwerke
- Unternehmenswebsites
- Empfehlungen
- Bereits bestehende geschäftliche Kontakte
In diesem Fall informieren wir Sie gemäß den gesetzlichen Informationspflichten gesondert bzw. im ersten Kontakt über die Datenverarbeitung.
4. Hinweis zu sensiblen Daten (besondere Kategorien personenbezogener Daten)
Bitte übermitteln Sie uns in Ihren Bewerbungsunterlagen nur solche personenbezogenen Daten, die für die Durchführung des Bewerbungs- oder Vermittlungsprozesses erforderlich sind. Wir bitten Sie insbesondere, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO zu übermitteln, sofern diese für die Bewerbung nicht zwingend erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere Angaben zu:
- Gesundheitsdaten
- Religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen
- Ethnischer Herkunft
- Gewerkschaftszugehörigkeit
- Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung
Bitte senden Sie uns außerdem keine Angaben, die für die Bewerbung regelmäßig nicht erforderlich sind (z. B. detaillierte private Lebensumstände oder – soweit nicht notwendig – Angaben zur Staatsangehörigkeit/Nationalität). Falls solche Angaben im Einzelfall aus rechtlichen Gründen erforderlich werden, informieren wir Sie dazu gesondert. Die DSGVO schützt besondere Kategorien personenbezogener Daten besonders streng.
5. Zwecke der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
5.1 Durchführung von Bewerbungs- und Recruitingprozessen
- Prüfung Ihrer Eignung für konkrete Positionen
- Kommunikation im Bewerbungsprozess
- Terminorganisation
- Erstellung und Pflege von Kandidatenprofilen
5.2 Personalvermittlung an Mandanten / Kunden
- Prüfung der Passung zu Vakanzen unserer Kunden
- Vorstellung geeigneter Kandidatinnen/Kandidaten bei interessierten Mandanten
- Durchführung und Dokumentation von Vermittlungsprozessen
5.3 Kandidaten-/Talentpool (nur mit geeigneter Rechtsgrundlage)
- Berücksichtigung für spätere passende Vakanzen
- Erneute Kontaktaufnahme zu beruflichen Möglichkeiten
5.4 Gesprächsdokumentation
- Dokumentation von Interviews, Abstimmungsgesprächen und Meetings
- Erstellung strukturierter Gesprächsnotizen und Zusammenfassungen
- Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit im Recruiting- und Vertriebsprozess
5.5 Einsatz von KI-gestützten Funktionen
Wir nutzen KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung der Strukturierung, Dokumentation und Zusammenfassung von Informationen (z. B. Lebensläufen, Gesprächsinhalten oder Kandidatenprofilen).
Wichtig: Die KI unterstützt lediglich interne Prozesse. Bewertung, Auswahl und Entscheidungen erfolgen stets durch unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Je nach Prozessschritt verarbeiten wir Ihre Daten auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen / Vertragsanbahnung)
- § 26 BDSG (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, soweit einschlägig)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), insbesondere bei Aufnahme in den Kandidaten-/Talentpool, Gesprächsaufzeichnungen sowie bestimmten Formen der KI-gestützten Gesprächsdokumentation.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), insbesondere für effiziente und nachvollziehbare Prozessorganisation, Dokumentation von Bewerbungs- und Vermittlungsabläufen sowie Qualitätssicherung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten), soweit wir rechtlich hierzu verpflichtet sind.
Sofern ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf einer hierfür zulässigen Rechtsgrundlage (z. B. ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
7. Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist grundsätzlich freiwillig. Für die Durchführung eines Bewerbungs- oder Vermittlungsprozesses benötigen wir jedoch bestimmte Mindestangaben (z. B. Kontakt- und Qualifikationsdaten). Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung oder Vermittlung ggf. nicht bearbeiten.
8. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden nur an Personen und Stellen weitergegeben, die diese für den jeweiligen Zweck benötigen.
8.1 Interne Empfänger
Innerhalb der Dedicated People Germany GmbH (inkl. der Marken SALES PERFECT und Perfect Jobs) erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die mit Recruiting, Vermittlung, Kundenbetreuung oder Administration betraut sind.
8.2 Externe Empfänger / Auftragsverarbeiter
Wir setzen externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Dazu gehören insbesondere:
- Starhunter GmbH (ATS / Bewerbermanagementsystem): Verwaltung von Kandidatenprofilen, Bewerbungsunterlagen, Kommunikationsverläufen und Recruiting-Prozessen.
- Base44 (Wix.com Ltd. / Base44 branded services): Strukturierte Verarbeitung von Bewerberinformationen und KI-gestützte Unterstützung bei Zusammenfassungen und Berichten.
- Fyxer.ai: Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützte Zusammenfassung von Interviews, Vertriebsgesprächen und Meetings (nur mit entsprechender Information / Einwilligung).
- Weitere IT-, Hosting-, Kommunikations- und Support-Dienstleister, soweit für den Betrieb erforderlich.
Mit eingesetzten Auftragsverarbeitern schließen wir zwingend Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab. Zudem stellen wir vertraglich sicher, dass die eingesetzten KI-Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten nicht zum Training ihrer eigenen Basis-KI-Modelle verwenden.
8.3 Mandanten / Vermittlungskunden
Im Rahmen der Personalvermittlung können wir Ihre Daten an interessierte Mandanten weitergeben, wenn dies für eine konkrete Stellenbesetzung erforderlich ist und eine passende Rechtsgrundlage vorliegt. Je nach Prozess kann eine erste Vorstellung auch zunächst in anonymisierter oder pseudonymisierter Form erfolgen. Eine Weitergabe identifizierender Unterlagen erfolgt nur im Rahmen des Recruiting-/Vermittlungsprozesses.
9. Drittlandübermittlung (insbesondere USA)
Soweit von uns eingesetzte Dienstleister oder deren Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten (z. B. in den USA), erfolgt dies nur auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Wir stützen uns hierbei auf geeignete Garantien, insbesondere:
- EU-US Data Privacy Framework (DPF): Für Dienstleister, die unter dem aktuellen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA zertifiziert sind.
- Standardvertragsklauseln (SCC): Sofern kein Angemessenheitsbeschluss greift, schließen wir die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln ab und prüfen zusätzliche Schutzmaßnahmen.
10. Speicherdauer und Löschung
10.1 Bewerbungen und Talentpool
Grundsätzlich speichern wir Ihre Bewerbungsdaten für die Dauer des Bewerbungsprozesses und darüber hinaus für bis zu 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens, um unsere rechtlichen Interessen (z. B. zur Abwehr von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, AGG) zu wahren.
Eine längere Speicherung (für bis zu zwei Kalenderjahre) – beispielsweise durch die Aufnahme in unseren Kandidaten-/Talentpool für künftige Vakanzen – erfolgt nur, wenn Sie uns hierfür vorab Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Nach Ablauf dieser Frist oder bei Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht.
10.2 Gesprächsaufzeichnungen / Transkripte
Audioaufzeichnungen, Transkripte und KI-Zusammenfassungen speichern wir nur so lange, wie sie für den jeweiligen Dokumentationszweck erforderlich sind. Aufzeichnungen werden regelmäßig früher gelöscht als strukturierte Gesprächsnotizen, sofern keine längere Speicherung erforderlich ist.
10.3 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, speichern wir die betroffenen Daten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.
11. Gesprächsaufzeichnungen, Transkription und Zusammenfassung
Wenn wir Interviews, Vertriebsgespräche oder persönliche/virtuelle Meetings aufzeichnen, informieren wir die Teilnehmenden vorab transparent über:
- den Zweck der Aufzeichnung
- die Transkription
- die Erstellung einer Zusammenfassung (ggf. mit KI-Unterstützung)
- die Speicherdauer
- die Widerrufsmöglichkeit bei Einwilligungsprozessen
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Aufzeichnung nur nach vorheriger Einwilligung. Die KI-gestützte Zusammenfassung dient ausschließlich der Unterstützung unserer Dokumentation; Entscheidungen werden stets durch Menschen getroffen.
12. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
13. Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf von Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Wenn Sie ein Recht ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte über die oben (unter Punkt 1) genannten Kontaktdaten.
14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
15. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzinformationen
Wir können diese Datenschutzinformationen anpassen, wenn sich unsere Prozesse, Systeme oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.
Ich willige ein, dass die Dedicated People Germany GmbH (inkl. ihrer Marken SALES PERFECT und Perfect Jobs) meine übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Lebenslauf, Kontaktdaten, Interviewnotizen) sowie Daten aus meinen freigegebenen beruflichen Netzwerken (z. B. LinkedIn, XING) zum Zwecke der Personalvermittlung und -beratung verarbeitet.
Meine Einwilligung umfasst ausdrücklich:
- Talentpool & Kontakt: Die Speicherung meiner Daten für bis zu zwei Jahre, um mich über potenziell passende Vakanzen und Arbeitgeber informieren und mich hierzu kontaktieren zu dürfen.
- Vermittlung: Die Weitergabe meines Profils an interessierte Klienten – jedoch stets nur nach vorheriger individueller Absprache mit mir.
- Nachfolge: Die Übertragung dieser Einwilligung auf einen etwaigen Rechtsnachfolger der Dedicated People Germany GmbH.
Ich bestätige, dass meine Angaben der Wahrheit entsprechen. Mir ist bekannt, dass ich diese Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise per E-Mail (kontakt@dedicated-people.de) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann. Weitere Details zur Verarbeitung finde ich in der Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung.